5 steg för att mäta enligt Operational Excellence

Att mäta och utvärdera sin verksamhet för att kunna fatta faktabaserade beslut är nyckeln för Operational Excellence. I och med att mätningarna görs återkommande

kan effekten av förändringar utvärderas. Det leder till ökat engagemang, tydliga förväntningar och bättre utveckling för verksamheten.

Här kommer 5 enkla tips på hur du sätter upp en effektiv hantering av mätetal i din verksamhet.

1. Definiera strategiska mål

Grunden är att veta varför en verksamhet skall mäta och vad det skall leda till. Det är viktigt att besluta om ett begränsat antal strategiska mål för att skapa fokus i verksamheten. Oavsett om verksamheten gäller ett helt företag eller en enskild avdelning. Några få men avgörande mål kopplade till nyckeltal skapar fokus på det som är viktigt.

Dela upp de strategiska målen i ekonomiska mål, kundvärdesmål och kvalitetsmål.

Säkerställ att målen är förankrade genom hela organisationen. Det är avgörande att förankra och konkretisera målen, eftersom hela verksamheten måste gå i samma riktning. Var redo att ändra eller uppdatera målen, eftersom hela syftet med att mäta är att få insikter om verksamhetens prestationer och om marknaden, och utifrån det förflytta verksamheten genom olika livscykelstadier. Anpassningsförmåga är nyckeln till framgång och då behöver system och verktyg för hantering av strategi och mål vara flexibla och effektiva. Business Model Canvas och OKR är två metoder som är både effektiva och skalbara.

2. Gör det mätbart

Översätt mål till mätbara KPI: er. Det bör vara ett fåtal KPI:er som driver organisationen i riktning mot de uppsatta målen. De KPI:er som används har två syften. De visar tydligt vad som är viktigt för organisationen, och sammanfattar hur organisationen har kunnat förbättras över tid. Att göra målen mätbara med tydliga KPI:er är en förutsättning för att veta hur det går.

KPI:er behöver vara underbyggda av mätetal. Analysen av förändringen i mätetal och hur de påverkar de övergripande KPI:erna ger möjlighet att styra förändringar.

Magin uppstår när det går att se hur mätvärden utvecklas över tid och hur mätvärdena påverkar de övergripande KPI:erna. Genom att koppla samman åtgärder, mätresultat, KPI:er och måluppfyllnad går det att se effekten av förändringarna över tid.

Generellt sett handlar det om att förstå organisationens kunder och hur organisationens aktiviteter påverkar kundsidans beslutsfattande och beteende. Men, det handlar också om att skapa ett medvetande hos varje medarbetare om vilka aktiviteter som är viktiga och hur de som individer kan påverka måluppfyllnad för hela organisationen.

3. Visualisera

Att känna till organisationens mätvärden är att ha koll på organisationens tillstånd. Genom dashboards som kan extrahera data från system kan visualiseringen bli korrekt och med minimal administration.

En bra dashboards visar KPI:erna och mätetalen på två olika sätt:

1. Månads- eller veckoöversikt, där den historiska utvecklingen blir lätt att se.

2. Rullande medelvärden som gör det enkelt att jämföra. Till exempel kan ett rullande medelvärde för en 30 dagars-period jämföras med en annan 30-dagarsperiod.

En dashboard behöver vara enkel och tydlig eftersom den inte skall behöva förklaras.

För att göra en dashboard tydlig är det lämpligt med villkorsstyrd formatering. På så sätt blir förändringar extra tydliga. Det går till exempel att använda färger, symboler eller pilar. Även om en dashboard är dynamisk kan presentationen göras enkel.

4. Fråga varför

Rakt igenom hela verksamheten och på varje beslutsnivå - samla återkommande (månatligt eller på veckobasis) möten där genomförda aktiviteter för att uppnå förbättringar analyseras med utgångspunkt från mätvärden från organisationens dashboard. Analysen behöver vara djupare än ett konstaterande om att något mätvärde förändrats. Genom att ställa frågor om orsakssamband (till exempel genom tekniken ”Five why”) blir analysen meningsfull.

När organisationens eller avdelningens prestanda presenteras som mätvärden och alla inblandade förstår att mätvärden kan påverkas ökar medvetenheten och precision i kommande åtgärder.

5. Utbilda

Alla som arbetar i organisationen bör förstå vad KPI:erna och mätetalen i dashboarden representerar. Dashboarden behöver vara synlig för alla medarbetare som kan påverka mätetalet för att skapa medvetenhet och delaktighet.

Summering

Ett väl förankrat arbete med att mäta och utvärdera verksamheten leder till en innovativ och hållbar verksamheten där medarbetare förbli motiverade och där enskilda individer, genom att förstå helheten, kan fatta välgrundade och kloka beslut.